Revisión de Catálogos
Plataforma web donde Cencosud revisa y aprueba los catálogos impresos de Jumbo y Metro que produce Ogilvy, marcando cada ajuste sobre la página misma. Cada comentario queda atado a su región, su versión y su cronómetro: la aprobación sube por una cadena de roles, los ajustes bajan hasta Ogilvy y el tablero interno del equipo avanza solo.
El Proyecto
Contexto
Cada ronda de ajustes de un catálogo viajaba en PowerPoint: una diapositiva por ajuste, con el número de página escrito a mano. La referencia no siempre coincidía con el material real, un comentario podía aplicar a varios productos de la misma página y no quedaba rastro de quién pidió qué, sobre qué versión ni cuánto tardó cada lado de la mesa.
Idea
Llevar la revisión a la página: quien revisa marca un recuadro sobre el arte, elige el tipo de ajuste y lo escribe. La validación sube por Marketing, Planificación y Comercial (cada comercial solo sobre su sector) y la aprobación a imprenta baja en orden inverso. Todo se mide en minutos laborales y cada evento dispara su propio proceso automatizado: alertas, subtareas por página, el avance de la tarjeta en el tablero, la bitácora y el reporte mensual.
Mi Rol
Soy el creador y orquestador de la plataforma: concebí el producto y diseñé los procesos que automatiza, desde la cadena de validación y aprobación y las reglas de tiempos en horario laboral hasta las alertas, la bitácora y el reporte que se generan solos, y la conexión que mueve cada catálogo por el tablero interno sin pasos manuales. Participé en el desarrollo, que Iván Martínez ayudó a terminar como desarrollador web.
Cliente
Cencosud (Jumbo · Metro), vía Ogilvy ColombiaCategoría
Plataforma de revisión y aprobaciónAlcance
ColombiaEstado
En producción
Cada ronda de ajustes de los catálogos de Cencosud viajaba en PowerPoint: una diapositiva por ajuste, con la página escrita a mano y sin rastro de quién pidió qué, sobre qué versión ni cuánto tardó cada lado.
Creamos Revisión de Catálogos, una plataforma donde el cliente marca cada ajuste sobre la página misma, la aprobación sube por Marketing, Planificación y Comercial, y cada evento dispara un proceso automatizado: cronómetros en horario laboral, alertas, el tablero interno de Ogilvy y el reporte mensual.
Cómo funciona
La validación sube, el ajuste baja y la aprobación a imprenta vuelve en orden inverso.
Paso a paso
Capturas de la plataforma en producción. Los nombres de las personas fueron cambiados.
Ogilvy carga el catálogo
Sube el arte final y prepara cada página antes de que el cliente la vea.
- Define marca, tipo de pieza (octavilla, cuartilla o volante) y el tablero interno del proyecto.
- Etiqueta cada página con sus sectores: Food (Líquidos, DPH, Rancho, PLS, PFT) o Non Food (Bazar, Electro, Textil).
- En preparación no corren cronómetros y el cliente todavía no puede comentar.
Página por página
El catálogo se ve como una grilla de páginas, cada una con su propio estado.
- Versión vigente, sectores y punto de la cadena en el que está cada página.
- Avance a imprenta, ajustes pendientes y aprobaciones vencidas, a la vista.
- Con un clic las páginas pasan a Marketing y arranca el reloj.
La cadena de aprobación
La validación sube y la aprobación a imprenta baja, siempre en orden.
- Valida Marketing, luego Planificación y luego Comercial; la aprobación a imprenta vuelve de Comercial a Marketing.
- Cada rol solo ve el botón cuando es su turno, y cada comercial actúa solo sobre su sector.
- Cada eslabón tiene un tiempo sugerido: si se vence, la página queda marcada y suma a la demora del cliente, pero nunca se aprueba sola.
El ajuste, sobre la región exacta
Quien revisa arrastra un recuadro sobre el arte, elige el tipo de ajuste y escribe el cambio.
- El ajuste baja validándose eslabón por eslabón hasta llegar a Ogilvy.
- Mientras esté abierto, la aprobación de esa página se suspende: nunca está en dos estados a la vez.
- El cronómetro de Ogilvy depende del tipo de ajuste.
Versión nueva, cambios a la vista
Ogilvy sube la versión corregida y la plataforma la compara contra la anterior.
- Detecta y numera las regiones que cambiaron, lado a lado o en cortina.
- Una versión nueva reinicia la cadena; las anteriores quedan consultables.
- Si aparece un error en una página ya cerrada, Marketing la reabre como defecto post-producción, que se mide aparte.
El tablero interno avanza solo
El equipo de Ogilvy trabaja en un tablero de proyectos que el cliente no ve.
- Cada catálogo es una tarjeta que cambia de lista según su revisión.
- Una subtarea por página, con su estado tomado de la cadena.
- Los comentarios del cliente llegan a una bandeja y un moderador decide si se vuelven entregables.
Seguimiento y reporte
La operación se mide sola, sin armar reportes a mano.
- Panel con tarjetas abiertas, vencidas y por vencer, flujo por proyecto y carga por persona.
- Calendario por fecha límite.
- Reporte mensual con sus indicadores, incluida la demora del cliente al aprobar, exportable a CSV.
Reglas que se configuran
El administrador ajusta la operación sin tocar código.
- Usuarios, su eslabón en la cadena y los sectores de cada comercial.
- Horario laboral con excepciones por día: fuera de horario los cronómetros se congelan y nadie puede comentar ni aprobar.
- El tiempo de cada tipo de ajuste y de cada eslabón.
Créditos
Personas detrás de la idea